1) Define las fuentes y el objetivo
Identifica qué documentos, movimientos bancarios y registros de pago participarán en la conciliación. La factura electrónica aporta evidencia de la venta, pero conciliar es un proceso operacional separado.
- Delimita cuentas, empresas, monedas y periodos incluidos.
- Define qué significa “conciliado” para tu operación.
- Asigna responsables para cargar, revisar y aprobar resultados.
2) Normaliza los datos antes de comparar
Fechas, montos, monedas y referencias pueden venir en formatos distintos. Acordar una estructura común evita que una diferencia de formato parezca una diferencia real.
- Conserva el dato original junto con su valor normalizado.
- Define cómo tratar fechas de operación y de contabilización.
- Evita usar descripciones libres como único criterio de coincidencia.
3) Define reglas y excepciones revisables
Comienza con coincidencias claras y deriva los casos ambiguos a revisión. Una automatización útil debe explicar por qué relacionó dos registros.
- Coincidencia exacta por identificador, monto y referencia.
- Tratamiento explícito de pagos parciales y pagos agrupados.
- Cola de revisión para movimientos sin documento relacionado.
4) Trazabilidad y auditoría
Registra el origen de los datos, la regla aplicada, la persona que revisó una excepción y cualquier cambio posterior.
- Bitácora de coincidencias y ajustes manuales.
- Permisos separados para proponer, aprobar y corregir.
- Indicadores de pendientes, excepciones y antigüedad.
Checklist para diseñar el proceso
- Inventaría fuentes, formatos y responsables.
- Define criterios de coincidencia y de excepción.
- Prueba con una muestra representativa y revisada.
- Documenta permisos, aprobaciones y correcciones.
- Mide pendientes y ajusta las reglas con evidencia.